dnes je 29.7.2021

Input:

Sprava dokumentov vzniknutých v rámci podnikateľskej činnosti podľa zákona o archívoch a registratúrach

7.6.2021, , Zdroj: Verlag Dashöfer

3.1.19 Sprava dokumentov vzniknutých v rámci podnikateľskej činnosti podľa zákona o archívoch a registratúrach

JUDr. Zdeňka Dvoranová, Mgr. PaedDr. Daniela Pivovarová

Základnou právnou normou v oblasti spravovania dokumentov je zákon č. 395/2002 Z. z.o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Ako už naznačuje názov tohto všeobecne právne záväzného predpisu, jeho predmetom je nielen starostlivosť o archívy a archívne dokumenty, ale aj registratúr, t. j. starostlivosti o dokumenty v čase ich prevádzkovej potreby.

§ 16 zákona č. 395/2002 Z. z. definuje práva, ale najmä povinnosti pôvodcu registratúry.

Pôvodca registratúry a jeho povinnosti

Pôvodcom registratúry, ako to vyplýva z § 2 zákona č. 395/2002 Z. z., je každá právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, teda všetky dokumenty súvisiace s predmetom činnosti daného subjektu, vrátane obchodnej, účtovnej, daňovej agendy, ako aj napr. agendy vzniknutej v rámci personálnych vzťahov s vlastnými zamestnancami.

Zákonom sa tak ukladá povinnosť pôvodcovi registratúry zabezpečovať správu tejto dokumentácie (registratúry), t. j. zabezpečiť organizačné podmienky pre takýto výkon, najmä zdokumentovaním procesu riadenia záznamov, t. j. ich jednotnej, racionálnej a efektívnej správy. Ďalej zabezpečiť personálne a priestorové podmienky, pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy a odovzdávať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu.

Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať príslušný štátny archív o odbornú radu a usmernenie a v súlade so zákonom môže zveriť správu registratúry inej osobe.

Zákon o archívoch a registratúrach v súčasnosti taxatívne vymenúva tých pôvodcov registratúry, ktorí majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu. Patria sem tí pôvodcovia registratúry, ktorí sú orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

Ostatní pôvodcovia registratúry, ak z ich činnosti vznikajú dokumenty, majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, sú povinní vypracovať iba registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie príslušnému štátnemu archívu. Ak z činnosti pôvodcu registratúry nevznikajú žiadne dokumenty, majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, alebo výsledky jeho činnosti sú predmetom autorského práva, nemá povinnosť vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.

Pre rýchlejšiu orientáciu pôvodcov registratúry v rámci ich kategorizácie pripravilo ministerstvo vnútra orientačnú typológiu pôvodcov registratúry, ktorú je možné nájsť na internetovej stránke ministerstva vnútra www.civil.gov.sk - správa registratúry. O začlenení pôvodcu registratúry do príslušnej kategórie však vždy rozhoduje ministerstvo vnútra – príslušný štátny archív, v sporných prípadoch priamo odbor archívov a registratúr ministerstva vnútra.

Všetky ostatné povinnosti zostávajú všetkým pôvodcom registratúry (každá právnická osoba a fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra) bez rozdielu a v plnej miere zachované.

Citovaný zákon ukladá pôvodcom registratúry povinnosť zabezpečovať odbornú správu záznamov, ktoré pochádzajú z ich činnosti alebo z činnosti ich predchodcov. Ukladá im povinnosť starať sa o:

- riadnu evidenciu záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku alebo inej osobitnej evidencii, vedenie registrov a indexov),

- zabezpečenie trvanlivosti registratúrneho záznamu, tak aby bez poškodenia a narušenia svojej štruktúry prečkal svoju lehotu uloženia, teda čas svojej prevádzkovej potreby, čo je spravidla niekoľko rokov a pri niektorých špecifických druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí,

- uchovať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia;

- účelné a bezpečné uloženie (vypracovanie interných smerníc registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu, ktoré upravujú zabezpečenie náležitej správy registratúr organizačných útvarov, ako aj činnosti registratúrneho strediska tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov),

- riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry, zamestnancom s minimálne úplným stredoškolským vzdelaním v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii, v závislosti od veľkosti pôvodcu registratúry a jeho písomnej produkcie,

- riadne vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov (zabezpečenie plánovitého vyraďovania registratúrnych záznamov/spisov, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia; rozhodnutie o vyradení vydáva príslušný archívny orgán na základe návrhu organizácie po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky),

- umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie;

- oznamovať bezodkladne ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, ako aj ďalšie závažné skutočnosti, napr. zmenu právnej formy a pod.,

- odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu v ochranných obaloch v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov,

- odovzdať registratúru bezodkladne právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou do archívu a uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu vnútra prostredníctvom štátneho archívu miesto, kde sú uložené.

Zákon o archívoch a registratúrach umožňuje v § 13 zákona č. 395/2002 Z. z. obmedzenie prístupu k dokumentom jednak samotným štátnym archívom a tiež pôvodcom registratúry v registratúrnom štádiu, ako aj pri odovzdávaní archívnych dokumentov vzniknutých z ich činnosti do trvalej archívnej starostlivosti príslušného štátneho archívu v maximálnej dĺžke 30 rokov od ich odovzdania. Zákon zároveň zavádza ako povinné obmedzenie prístupu ku všetkým tým dokumentom, ktoré obsahujú osobné údaje, a to v dĺžke trvania 90 rokov od ich vzniku.

Zákon nepripúšťa trvalý vývoz netriedených registratúr mimo územia Slovenskej republiky. V prípade odôvodnenej potreby dočasného vývozu celej registratúry, alebo jej časti mimo územia Slovenskej republiky, je nutné požiadať o súhlas odbor archívov a registratúr sekcie verejnej správy Ministerstvo vnútra SR.

Za neplnenie alebo porušenie povinností stanovených zákonom o archívoch a registratúrach zostala pre pôvodcov registratúry stále možná hrozba sankcií až do výšky 33 193 € . K takémuto sankčnému konaniu sa pristupuje štandardným spôsobom, po vykonaní štátneho odborného dozoru zo strany príslušného štátneho archívu, zistení nedostatkov, stanovení opatrení na ich odstránenie a ich opätovnom zistení pri kontrole plnenia opatrení na odstránenie nedostatkov.

Registratúrny plán, ktorý člení registratúru pôvodcu do vecných skupín, zostáva pri pôvodcoch registratúry, z činnosti ktorých vznikajú dokumenty majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, aj